Московский государственный университет печати. Автоматизированные системы доу Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Введение

В последние годы роль информационного обеспечения управления возросло в несколько раз. В условиях современного мира, его социального, а экономического развития следует отметить рост значимости информационного обеспечения процесса управления, в которое входит сбор информации, её хранение, переработка, передачи и архивация в целях принятия обоснованных и эффективных управленческих решений.

Для принятия эффективных управленческих решений в современных условиях развития и роста рыночной экономики организации требуется целостная и связная автоматизированная система документации.

Информационные процессы (сбор, обработка и передача информации) всегда играли важную роль в науке, технике и жизни общества. В ходе эволюции человечества просматривается устойчивая тенденция к автоматизации этих процессов, хотя их внутреннее содержание по существу осталось неизменным.

Информация не существует сама по себе, она проявляется в информационных процессах. Человек живет в мире информации и на протяжении всей жизни участвует во всевозможных информационных процессах.

Основными информационными процессами являются: поиск, сбор, хранение, передача, обработка, использование и защита информации.

Действия, выполняемые с информацией, называются информационными процессами.

Процессы, связанные с получением, хранением, обработкой и передачей информации, называются информационными.

Информационный процесс - совокупность последовательных действий (операций), производимых над информацией (в виде данных, сведений, фактов, идей, гипотез, теорий и других), для достижения каких-либо результатов.

Информация проявляется именно в информационных процессах, которые всегда протекают в каких-либо системах (социальных, социотехнических, биологических и других).

Информационные процессы, осуществляемые по определенным информационным технологиям, составляет основу информационной деятельности человека. Компьютер является универсальным устройством для автоматизированного выполнения информационных процессов.

Целью данной работы является проанализировать и рассмотреть автоматизированные информационные системы в сфере делопроизводства, разобрать понятие «информационные системы» и проанализировать их при внедрении в автоматизированные системы.

Для достижения цели необходимо разобрать следующие задач: обозначить и определить основные задачи службы ДОУ, разобрать системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, рассмотреть принципы создания информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем.

При этом объектом данной работы является автоматизированные системы делопроизводства.

1. Основные понятия в делопроизводстве и теоретические аспекты АС

1.1 Основные понятия ДОУ

Для раскрытия тему «автоматизированное делопроизводство», необходимо ввести основную терминологию данного аспекта. Начать следует с определения документа. Понятие «документ» пришло к нам из латинского языка от слова «documentum», что в свою очередь означает «доказательство», «свидетельство». Изначально данный термин был введён во времена Петра Первого и имел значение «письменное свидетельство». Вскоре после этого в обиход вошли такие термины как «деловая бумага», «служебный документ» и «акт». Данные термины подчеркивали важность функций документа в системе управления. Федеральный Закон №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» даёт следующее определение документу - «Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Из данного определения следует, что понятие «документ» неразрывно связано с понятием «информация». Федеральный Закон «Об информации и защите информации» от 20 февраля 1995 года дает следующее определение понятию «документная информация» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющим ее идентифицировать. Позднее, этот закон был отредактирован и переиздан. В соответствии с определением в Федеральном законе №149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «информация» - это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

В свою очередь документированная информация - это информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем документирования информации с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в случаях, установленных законодательством, её материальный носитель.

В организации любой сферы деятельности документ выступает как средство управления деятельностью во всех структурных подразделениях. В этой сфере деятельности, следует сказать «официальный документ», а не «документ» Официальный документ - это документ, имеющий право на использование в организации, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами называется Документационное Обеспечение Управления.

ДОУ занимается всем комплексом работ по созданию, оформлению документов, а также их исполнению и контролю сроков исполнения. Также в данный комплекс входят работы по учету документов, формированию дел из уже исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к передаче в архив.

Данные функции выполняет специальная служба, которая действует как самостоятельное структурное подразделение. При этом называться она может по-разному: отдел Делопроизводства, Общий отдел, Отдел канцелярии, Секретариат или Отдел управления делами.

На предприятиях узкой направленности деятельности достаточно небольшой объем документации, поэтому создание отдельного отдела нецелесообразно. В таких случаях всю работу по ведению документооборота на предприятии выполняет секретарь руководителя организации или сотрудник, специально нанятый для этой работы

Эффективность работы предприятия, а так же качество и скорость принятия управленческих решений зависят от умело продуманной, организованной и налаженной работы делопроизводство на предприятии. Таким образом, можно сказать, что обеспечение управленческой деятельности документами предприятия является важнейшей функцией управления на любом предприятии.

Тем не менее, следует отметить, что каждое предприятие уникально, имеет свою личную форму организации и, поэтому, необходимо подобрать форму службы ДОУ в соответствии формой правления предприятия. Впоследствии регламентация выбранной формы работы с документами фиксируется в инструкции по делопроизводству предприятия.

Организацию работы с официальными документами в настоящее время регулирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Помимо термина «делопроизводство» существует синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления», который наиболее широко раскрывает информационно-техническую составляющую в современной организации делопроизводства.

По государственному стандарту документирование - это фиксации информации на различных носителях по установленным правилам. Документированием является совокупность операций по созданию документов, их подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению.

Процесс службы ДОУ состоит из нескольких этапов:

)создание и оформление документов;

)прием и передача документов;

)организация движения документов внутри организации;

)регистрация и контроль исполнения;

)информационно-справочная работа;

)хранение документов.

Данные мероприятия осуществляются для выполнения следующих задач:

)совершенствование форм и методов работы с документацией;

)обеспечение единого порядка документирования;

)организация работы с документами;

)построения информационно-поисковых систем;

)контроль исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

)сокращение документооборота;

)унификация форм документов;

)разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в структуре;

)внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Для более глубокого рассмотрения функций и задач Документационного обеспечения управления и разобраться чем именно занимается вышеупомянутая служба, необходимо акцентировать внимание на том, что в современном мире любая работа с управленческими документами базируется на компьютерных, информационных технологиях. Функциями службы ДОУ являются не только организация эффективного документооборота, учета документацией, а также контролем за исполнением всех документов в рамках одного предприятия и постановка задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документацией. При этом необходимо обеспечение режима доступа к информации, а также её защита от несанкционированного доступа для совершенствования работы с документации внутри и вне предприятия.

Тем не менее, все эти задачи невыполнимы, если информация, используемая в создании документов, не является полной, объективной, точной, ценной, достоверной и своевременно предоставленной.

1.2 Основные задачи службы документационного обеспечения управления

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

) обеспечение документирования управленческой деятельности;

) организация работы с документами в учреждении;

) совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Исходя из вышеперечисленных пунктов, мы видим, что без осуществления электронного документооборота работник не может выполнить все операции самостоятельно.

1.3 Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений предприятий и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что около 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. При работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

1.4 Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

автоматизация делопроизводства;

автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не только реквизиты документов в виде т.н. «регистрационно-контрольной карточки», но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

разработка оригинальной системы автоматизации;

инсталляция типовой системы автоматизации;

настройка инструментальных средств автоматизации.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы.

Программа должна быть доступной, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовывать работу с документами и с помощью компьютерных сетей по-новому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации.

В целом автоматизированная система информационного обеспечения может включать следующие блоки:

.автоматизированная система научно-технической информации (НТИ), задачами которой являются своевременное выявление, учет, выборка и представление пользователям всех документов, рефератов или адресов, которые соответствуют направлению деятельности организации и запросам руководителей и специалистов.

Среди первоочередных задач системы необходимо выделить:

)учет поступающих источников НТИ (книг, брошюр, научных журналов, статей, научно-технических отчетов и т.д.);

)автоматизированный учет абонементного обслуживания пользователей, включающий регистрацию выдачи и возврата источников НТИ;

)состав ление и ведение различных указателей, бюллетеней;

)информирование работников управления о текущих научных, технических, экономических и т.п. достижениях в соответствии с их информационными потребностями по постоянным или разовым запросам (в ре жиме избирательного распространения информации и ретроспективного поиска);

) поиск и выдача научно-технической информации, соответствующей решаемой проблеме на различных этапах процесса принятия решения;

.автоматизированная система нормативной. и правовой информации. Указанные виды информации выступают как базисные регуляторы принятия решений, в том числе на их основе проверяется юридическая обоснованность решения. Ограниченные возможности управленческих работников в ручной обработке больших объемов данной информации приводят к недостаточной информированности руководителей о действующих нормативах. Одним из путей совершенствования обеспечения правовой информацией является автоматизация;

.автоматизированная документальная система организационно-рас порядительной информации;

.автоматизированная фактографическая информационно-справочная система.

Каждая из перечисленных подсистем играет вполне определенную роль в процессе принятия решения. Фактографическая система используется для получения и обработки конкретных сведений о состоянии и динамике управляемого объекта. Автоматизированная система научно-технической информации снабжает руководителей и специалистов необходимой научной и технической информацией, без которой невозможно обоснование решения. Автоматизированная система нормативной и правовой информации необходима для юридической поддержки принимаемых решений. Центральное место относительно других подсистем занимает автоматизированная система организационно-распорядительной информации(ОРИ), выступающая как канал оперативной связи между управляющей и управляемой системами и отражающая весь цикл принятия управленческого решения от диагностики проблемы до выбора и реализации альтернативы. Таким образом, система ОРИ - не просто информационно-поисковая система, она активно участвует и влияет на управленческий процесс. Ее основные задачи - создание оптимальных условий для организации системы и процессов управления, осуществление своевременного принятия решений и доведение их до конкретных исполнителей, обеспечение своевременного контроля за сроками, качеством и объемом выполнения решений на всех уровнях управления.

2. Информационные системы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечение управления

1 Основные принципы разработки системы информационного обеспечения при внедрении автоматизированных систем

электронный документооборот автоматизация

Опыт проектирования отечественных и зарубежных управленческих информационных систем (УИС) показывает, что важным фактором, определяющим их эффективность, является реализация системного подхода к решению задач информационного обеспечения. Системный подход предполагает комплексное рассмотрение и решение экономических, технологических, психологических, инженерных и социальных задач. Он позволяет вплотную подойти к проблеме создания интегральной системы управления, которая сочетает горизонтальную интеграцию (координацию всей информации, необходимой для принятия решения, циркулирующей на определенном иерархическом уровне) с вертикальной. Наиболее полно принцип интеграции реализуется в автоматизированных системах, которые мы и будем рассматривать как объект проектирования в данной главе.

Достаточно обширный опыт эксплуатации автоматизированных систем в управлении позволяет сформулировать основные принципы их создания. Эти принципы можно условно подразделить на 3 группы:

)управленческие;

)технические;

)организационные.

К первой группе относятся принципы системности, комплексности, эффективности создаваемых систем и принцип новых задач.

Принцип системности требует, чтобы проектирование информационной системы базировалось на предварительном системном анализе объекта управления и системы управления в целом. Системный анализ предполагает определение целей системы, построение формализованной модели функционирования объекта.

Принцип комплексности предполагает взаимоувязку всех работ, проводимых в производстве, управлении, в том числе и работ по автоматизации. Эффективность автоматизации достигается только при едином планировании всего комплекса мероприятий, направляемых на интенсификацию производства с использованием единой методической основы. Кроме того, как показала практика, системы, автоматизирующие не только функцию или задачу, а их взаимосвязанный комплекс, являются более эффективными. Принцип комплексности получил реальное воплощение в переходе от создания локальных систем к созданию интегрированных автоматизированных систем.

Одним из важнейших положений разработки любой автоматизированной системы является принцип эффективности автоматизации . Эффективность систем связана в первую очередь с правильным выделением круга автоматизируемых функций, технологий и задач. Нередко встречаются системы, эффективность которых или недостаточна, или отрицательна.

В качестве критерия оценки эффективности для большинства систем используются показатели экономической эффективности. Критериями эффективности также могут выступать: уменьшение времени обслуживания, повышение уровня информированности пользователей и ряд других показателей.

Принцип новых задач предполагает, что разрабатываемая система не только обеспечит решение традиционных задач, но и позволит применять новые технологии, а значит, появятся новые возможности в информационной поддержке управленческих решений. Проведение в рамках автоматизированной системы только локальных учетно-отчетных задач оказывается неэффективным.

Ко второй группе принципов проектирования относятся технические принципы, соблюдение которых совершенно необходимо:

)комплексное использование вычислительной техники и программных средств;

)создание единой информационной базы системы;

)организация непосредственного общения пользователя с системой.

Комплексность в использовании технических и программных средств приобретает все большее значение по мере расширения сферы применения вычислительной техники.

Поскольку создание интегральной информационной системы является весьма сложным и трудоемким процессом, проведение соответствующих работ требует координации деятельности всех специалистов-разработчиков, которая достигается путем назначения ведущего специалиста по информационному обеспечению. Такие должности уже введены на ряде предприятий. Основными функциями специалиста по информационному обеспечению являются:

.организация работ по проектированию, сопровождению и развитию интегральной базы данных; изучение информационных потребностей в рамках организации; обобщение опыта создания эффективных систем информационного обеспечения;

.совершенствование и внедрение классификаторов и кодификаторов;

.организация работ, направленных на создание систем интеграции неоднородных баз данных и совершенствование систем управления распределенными базами данных;

.обеспечение надежного функционирования систем информационного обеспечения.

Главный специалист по информационному обеспечению (ИО) руководит работой службы информационного обеспечения, которая осуществляет в соответствии с планом разработку, внедрение и эксплуатацию управленческой информационной системы. В составе службы целесообразно выделить группы по работе с внутренней и внешней информацией. Координация работы этих групп, так же как и обеспечение взаимодействия службы информационного обеспечения с другими службами организации, является одной из важнейших функций главного специалиста.

Сложилось два подхода к проектированию автоматизированных систем управления (АСУ):

)дедуктивный (от общей задачи к частным задачам управления);

)индуктивный (от конкретных функций к общей задаче управления).

Опыт свидетельствует, что наиболее перспективным представляется объединение этих двух подходов и подчинение их единой цели. Общая схема проектирования информационного обеспечения может быть представлена в следующей последовательности:

Анализ системы принятия решений . Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. Должны быть учтены потребности каждого уровня и функциональной сферы.

Анализ информационных запросов , т.е. необходимо определить, какой тип информации требуется для принятия каждого решения.

Агрегирование решений . Если бы для принятия каждого решения требовалась специальная информационная система, УИС была бы безнадежно сложной. Решения, по которым требуется одна и та же информация, необходимо сгруппировать в одну задачу управления. Другими словами, УИС должна быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой.

Проектирование процесса обработки информации . На данном этапе разрабатывается реальная система для сбора, передачи, хранения и модификации информации.

Последний этап - это создание и воплощение системы , цель которой оценивать выдаваемую УИС информацию и распознавать ошибки. Кроме того, необходимо допустить, что проектируемая система будет иметь много недостатков, а следовательно, необходимо создать процедуры для их выявления и корректировки системы. Таким образом, систему необходимо проектировать так, чтобы она была гибкой.

Распространенным и результативным исследовательским приемом в осуществлении работ по проектированию УИС является анализ решений, принимаемых в каждом звене, на каждом уровне, каждым руководителем. Анализ принятых решений позволяет представить весь комплекс задач, возникающих перед субъектом управления, определить задачи, решение которых обязательно для данного уровня или руководителя и обеспечить их информационную поддержку, обосновать эффективные методы их решения. Разработка методов должна быть ориентирована на максимальное использование научных достижений, в том числе математических моделей.

УИС не возникают мгновенно. Для внедрения такой интегральной автоматизированной системы компании требуется 3 - 5 лет. Следовательно, в разработке УИС всегда присутствует элемент долгосрочного планирования. Этот тезис применим и для организации информационного обеспечения в традиционной форме.

Опыт проектирования и разработки АСУ в 1970-1980-е гг. нашел отражение в ГОСТах, где представлены основные рекомендации и требования, прошедшие проверку временем.

В соответствии с ГОСТом 20914-75 можно выделить следующие стадии проектирования АСУ:

.предпроектная стадия;

.стадия проектирования;

Внедрение.

Предпроектная стадия включает в себя предпроектное обследование и разработку технического задания на АСУ. Важнейшими результатами этого этапа выступает описание целей и задач информационной системы; выработка общих требований к ее созданию; разработка программы проведения обследования, в рамках которого изучаются и уточняются: информационная модель управления; структура и функции организации, перечень задач, подлежащих автоматизации; ориентировочный состав технических средств; технико-экономические характеристики системы информационного обеспечения.

Этап проектирования связан с разработкой технического и рабочего проектов. Разработка технического задания включает проведение обследования действующего объекта (организации или подразделения) и его систем управления или ближайшего объекта (аналога нового объекта). Для решения задач информационного обеспечения анализируются потоки информации, системы классификации и кодирования, формы документации, а также исследуются СУБД, структуры имеющихся баз данных и методы их интеграции. Результаты этих работ включаются в состав исходных технологических требований и оформляются в соответствии с ГОСТами 17.195-76, 15.101-80, 7.32-81, с учетом ГОСТов 24.202-80 и 24.205-80.

При разработке технического проекта необходимо подробно остановиться на анализе всей используемой информации с точки зрения ее полноты, непротиворечивости, отсутствия избыточности и дублирования, а также на разработке форм выходных документов. Результаты такого исследования оформляется документом «Описание информационного обеспечения», в котором конкретизируются требования к организации ИО. Документация технологического характера должна соответствовать требованиям ГОСТа 24.101-80 с учетом ГОСТа 24.205-80. В соответствии с методическими материалами допускается оформление работ этого этапа в виде отдельного раздела технологического проекта, разработку которого разрешается завершить в сроки, отличные от установленных сроков представления проектно-сметной документации, но не позднее начала стадии «Ввод в действие».

На стадии рабочего проектирования в качестве одного из основных этапов выделяется разработка рабочей документации на информационное обеспечение ИС, целью которого является создание необходимого программного обеспечения, подготовка на машинных носителях нормативно-справочной и производственной информации для первичной загрузки информационной базы, а также выпуск необходимой рабочей документации, включая инструкции пользователям и инструкции по эксплуатации. На этом же этапе целесообразно разработать и утвердить положение об администраторе баз данных. Состав документации должен включать: технический проект информационной системы; описание организации информационной базы; описание систем классификации и кодирования; перечень исходных данных; перечень выходных документов; описание локальных баз данных; формы выходных документов.

Этап внедрения УИС включает реализацию основных мероприятий по внедрению; подбор и обучение персонала; подготовку помещений и технических средств. На данном этапе также осуществляется опытная эксплуатация системы путем решения конкретных задач и анализа результатов испытаний.

Проведение работ по созданию автоматизированных систем всех типов регламентируется ГОСТом 24.601-86 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Общие требования и совокупность работ на всех стадиях, и этапах определяются ГОСТом 24.602-86 «Состав и содержание работ по стадиям создания».

.2 Информационные системы, их свойства и характеристики

Информационная система - это система, в которой протекают информационные процессы, составляющие полный жизненный цикл информации: генерация, преобразование, передача, прием, хранение, обработка (использование), уничтожение.

Задача информационных систем - информационное обеспечение предметной деятельности организации.

Что касается характеристик и свойств информационных систем, то в первую очередь стоит сказать о величине и сложности.

Современные системы любой природы, как правило, являются большими и сложными системами.

Сложной системой большого масштаба называют систему, состоящую из большого числа взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов и способную выполнять сложную функцию.

Воздействие случайных факторов. Характерной и весьма существенной особенностью является подверженность информационных систем влиянию случайных факторов, причем не только таких, как, например, отказы, сбои или ошибки технических устройств персонала или пользователей, но и таких, как злоумышленные действия людей, которые являются не только случайными, но и вообще непредсказуемыми или в лучшем случае трудно предсказуемыми.

Участие в информационных процессах человека . Особенность состоит в том, что конечным пользователем информационных систем всегда являются сотрудники организации. Персонал организации имеет свои интересы и цели, которые необходимо учитывать при информационном обеспечении (наличие свободы воли).

Уникальность. Каждое состояние информационной системы уникально и требует при информационном обеспечении учета всех ее особенностей и, следовательно, индивидуального применения различных воздействий.

Динамичность. Информационные системы с течением времени меняют свою структуру и состояние элементов.

Распределённость означает пространственное расположение отдельных компонент системы.

Состояние информационной системы - это совокупность системно взаимосвязанных организационно-технических, процедурных, информационных и правовых структурных решений.

Дадим определения введенных понятий. Фиксированную организацию состава, количества, архитектуры (взаимосвязи) комплекса технических средств и систем, а также технического персонала и личного состава, непосредственно участвующего в выполнении информационных процедур, можно определить как состояние технико-организационной структуры информационной системы или как организационно-техническое структурное решение.

Фиксированную организацию состава, последовательности информационных процедур можно определить как состояние процедурной структуры информационной системы или как процедурное структурное решение.

Под правовой базой информационной технологии будем понимать состав нормативных документов, регулирующих информационное обеспечение в части функционирования информационной системы. Это могут быть: общие положения, функциональные обязанности личного состава, инструкции и наставления по приемам, способам и методам выполнения процедур и работе на технических средствах и др.

2.3 Информационно-управляющая система, её цели и задачи

Информационно-управляющая система определяется как формальная система для выдачи администрации информации, необходимой для принятия решений.

ИУС должна выдавать информацию о прошлом, настоящем и предполагаемом будущем. Она должна отслеживать все относящиеся к делу события внутри организации и вне ее. Общей целью ИУС является облегчение эффективного выполнения функций планирования, контроля, производственной деятельности и процесса управления в целом. Самой важной ее задачей является выдача нужной информации нужным людям в нужное время.

Необходимо отметить, что ИУС не является единственной всеобъемлющей интегрированной системой для удовлетворения всех потребностей администрации в информации. Поскольку может возникнуть желание получить систему такого характера, нужно оговорить этот аспект, что из-за больших сложностей вероятность создания ее мала. Нельзя упустить тот факт, что ИУС неизменно предполагает применение компьютеров. Действительно, последние достижения в области технологии обработки данных внесли огромный вклад в создание информационно-управляющих систем. Некоторые типы ИУС были бы невозможны без той скорости и точности обработки данных, которые дают компьютеры.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы - это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Широкое распространение компьютеров в организациях позволяет управляющим всех уровней использовать в своей деятельности большие объемы информации.

Благодаря компьютерной технике, отдельные управляющие могут теперь принимать решения, основываясь на информации, подготавливаемой внутри их компаний. Внутрифирменные базы данных позволяют руководителю получать сведения о его бизнесе, о рынках, конкуренции, ценах и прогнозах всего за несколько часов.

Компьютеры могут давать управляющим информацию, необходимую для контроля любого типа, которая помогает им сравнивать плановые и фактические результаты, рано обнаруживать расхождения в них и вносить коррективы для разрешения возникших проблем. Однако, как и все инструменты управления, компьютеризированные информационные системы работают так, как они спроектированы, и не могут оказаться лучше. Следовательно, на мой взгляд, необходимо рассмотреть вопросы проектирования ИУС и способы повышения их эффективности.

Не будет преувеличением сказать, что цель ИУС состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. ИУС должна быть ориентирована на пользователя, то есть информация, которую она обрабатывает, должна служить потребностям тех управляющих, которые ее получают.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности управляющих различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Информационно-управляющие системы и управленческая деятельность

Изучая различия в информационных потребностях управляющих, можно условно разделить виды управленческой деятельности на три категории.

1.Стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов.

2.Управленческий контроль - процесс, посредством которого управляющие обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижения общих целей организации.

.Оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности примерно соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. ИУС должна давать информацию, соответствующую различным требованиям, предъявляемым к каждой из категорий.

Например, деятельность управляющих высшего звена по стратегическому планированию включает, в первую очередь, вопросы будущего взаимодействия между организацией и окружающей средой. Таким образом, управляющим высшего звена, требуется информация из внешних источников. Эта информация не должна быть очень детальной и должна иметь достаточно широкие границы, чтобы были ясны тенденции. Не требуется также и очень большой точности.

Информация для управленческого контроля необходима управляющим и высшего, и среднего звена. Естественно, она должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Например, руководители высшего звена нуждаются в информации о работе основных подразделений своей компании и о деятельности конкурирующих организаций. Руководителю среднего звена требуется информация о производительности, затратах, обороте и, возможно, об изменениях в требованиях потребителя или в области технологии. Эта информация должна быть более детальной, иметь более узкие границы и быть более точной, чем та, что требуется для стратегического планирования. Она также должна поступать через более короткие промежутки времени, так как временные рамки принимаемых решений здесь меньше.

Информация для целей оперативного контроля, которая касается повседневной деятельности, должна быть очень точной, узкой и самой последней. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Например, управляющий непосредственно на производстве должен точно знать сколько часов в день работает каждый работник, каков дневной или недельный объем выпуска, а также сколько материала использовано и ушло в отходы.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, о вкусах потребителя, о конкурентоспособности новых товаров и т.д. Детальная информация о технических условиях на новое изделие, которая принципиально важна для начальника Технического отдела, не является существенной для принятия решений, касающихся сбыта. Действительно, если ИУС будет регулярно выдавать такую информацию управляющему по сбыту, то это будет лишь мешать ему в работе и отнимать время.

.4 Источники управленческой информации

Внутренние источники - это документы, создаваемые непосредственно в организации. В ним относятся организационно-распорядительная, специальные системы документации (кадровая, финансовая, плановая и т.д.), а также другие материалы фирмы. Среди наиболее интересных документов выделим отчеты: ежедневные (анализ убытков, статистика эффективности труда, анализ потерь времени, полученные заказы); еженедельные (анализ сверхурочных, выполнение работы, контроль проектов); ежемесячные (отчет о деятельности отделов, анализ кадровых изменений, анализ накладных расходов, анализ сбыта, отчет о расходовании запасов, анализ изменений сбыта, счет прибылей и убытков, балансовый отчет, анализ бухгалтерской отчетности, кассовая наличность, просроченные счета); ежеквартальные, полугодовые и годовые (счет прибылей, балансовый отчет, источники и использование фондов, отчеты о работе отделов). В зависимости от конкретных условий функционирования организации отчетная документация может иметь свою периодичность, форму представления информации. Кроме того, могут быть сформированы виды отчетности, которые соответствуют задачам автоматизации. В дополнение к регулярным отчетам составляются отчеты о длительном наблюдении за отдельными факторами и ситуациями.

Внутренние источники можно в свою очередь подразделить на первичные и вторичные. К первичным относятся те, в которых фиксируются конкретные оперативные данные о результатах деятельности организации - это учетные документы, ОРД и др. Первичные источники являются наиболее достоверными.

Вторичные документы - тексты обобщающего, сводного и отчетного характера, т.е. сводки, отчеты, докладные, аналитические записки, прогнозы и т.д. Данные источники содержат, как правило, агрегированные данные, определенные выводы и рекомендации. Вторичные источники - менее достоверны, так как в них присутствует в большей степени искажение. На искажение сведений могут влиять не только ошибки в расчетах и выводах, но и высокая вероятность преднамеренного искажения с целью сокрытия определенных должностных упущений, поэтому сведения, содержащиеся в источниках этого вида, требуют перепроверки.

.5 Организация потоков информации

Для постановки и решения многих задач в управлении используется информация, представленная в нескольких массивах. Центральным звеном в организации потоков информации является определение маршрутов ее движения и периодичность циркуляции между источниками и потребителями.

Итак, процесс потребления информационных ресурсов реализуется в виде информационных потоков. При создании ИС необходимо рационально организовать информационные потоки, а также добиться усиления их интенсивности. Для решения этих задач при проектировании ИС рекомендуется провести анализ информационных потоков, который позволяет изучить существующую систему организации информационного обеспечения, создает основу для дальнейшего совершенствования и оптимизации информационных потоков. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа:

) обследование;

) построение и анализ информационной модели рассматриваемой организации.

Основу проектирования УИС составляют результаты обследований информационных потоков и документооборота, характерных для той предметной области, в которой создается данная информационная система. В настоящее время отсутствуют ГОСТы, нормативные материалы, регламентирующие проведение обследования и анализа информационных потоков при проектировании ИС. Однако эти вопросы нашли отражение в нормативных материалах по АСУ (ГОСТ 24.208-80, ГОСТ 23.501.15-81, РТМ 25575-83 и др.), которые могут быть использованы для организации работ в рассматриваемых случаях.

При анализе информационных потоков необходимо учитывать движение информации в следующих направлениях:

По вертикали, т.е. по иерархическим уровням. Анализ вертикальных потоков по восходящей и нисходящей линиям позволяет выявить преемственность, уплотнение, усреднение, выход информации. Анализ преемственности информации высвечивает сквозные показатели, проходящие через все уровни управления, и выделить те из них, которые характерны для одного и того же явления на разных уровнях, т.е. появляется возможность унификации информации. Выводы этого анализа становятся базой для определения информационного обеспечения на различных иерархических ступенях.

Анализ степени уплотнения информации характеризует правильность отсева несущественных показателей и агрегирование частных в обобщающие. Это связано с общими закономерностями передачи информации на более высокий уровень;

Горизонтальное движение информации. Основная направленность такого анализа состоит в сопоставлении схемы разработки и принятия решений и схем движения информации, так как ее маршрутизацию определяют процессы разработки решений. Наиболее приемлемым методом анализа маршрутов информации является сетевой анализ, где событиями является принятие конкретных решений, а путями - поток информации.

В ходе анализа отыскиваются наиболее короткие пути для обеспечения всех необходимых решений (для наглядности рекомендуется построить схему). Графический анализ дает достаточно полное представление о рациональности информационных потоков. При этом необходимо учитывать прямоточность движения, ритмичность, специализацию потоков информации, плотность (интенсивность), параллельность движения потоков.

Структура информационных потоков выявляется путем анализа строения организации, структуры документооборота и движения недокументированной информации.

.6 Основные вопросы при разработке информационных систем

Основными вопросами, которые встают перед разработчиком системы, когда он начинает размышлять об основном информационном массиве, являются следующие: сколько необходимо иметь уровней данных; способна ли ИС обслужить все имеющиеся в фирме уровни управления с их различными потребностями в информации при использовании единого основного массива данных.

Например, в УИС коммерческого банка кассиру необходимо иметь доступ к подробной информации, касающейся каждого счета, т.е. к текущему балансу, сумме чеков и т.д. Однако такая информация не представляет интереса для уровня оперативного управления. Управляющие этого уровня заинтересованы в кумулятивной информации по группам счетов. А на уровне формирования политики для управляющих высшего звена нужна информация еще более широкого характера, касающаяся займов, поступлений и прогнозов роста суммы вкладов. Таким образом, главная задача проектировщика ИС - попытаться интегрировать основной массив данных таким образом, чтобы он мог быть использован всеми уровнями управления фирмы и ее подразделениями.

С целью организации информационного массива необходимо продумать соответствующий классификатор. Содержащаяся в массиве информация классифицируется по следующим признакам:

) направление движения;

) способ получения;

) периодичность поступления;

) характер применения в процессе управления.

По направлению движения информация разделяется на:

)входящую;

)промежуточную (внутреннюю);

)исходящую.

По периодичности поступления она разбивается на:

)непрерывно поступающую;

)ежедневную;

)еженедельную;

)ежемесячную и т.д.

Указанные периоды устанавливаются для каждой разновидности информации.

По характеру участия в процессе управления информация делится на:

)нормативную;

)справочную;

)плановую;

)аналитическую (оперативную);

)отчетную.

3. Автоматизированные информационные системы

.1 Общая характеристика АИС

АИС - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

АИС - взаимосвязанная совокупность данных, оборудования, программных средств, персонала, стандартов, процедур, предназначенных для сбора, обработки, распределения, хранения, выдачи информации в соответствии с требованиями, вытекающими из целей организации.

Функциональные и обеспечивающие подсистемы

Автоматизированная информационная система имеет функциональную и обеспечивающую подсистемы.

Функциональная подсистема обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Обычно в информационной системе функциональная часть разбивается на подсистемы по функциональным признакам:

.уровень предметной деятельности, например управления (высший, средний, низший);

.вид управляемого ресурса (материальные, трудовые, финансовые и т.п.);

.сфера применения (банковские, фондового рынка и т.п.);

.функции управления и период управления.

Обеспечивающая подсистема включает «информационное, техническое, математическое, программное, методическое, организационное и лингвистическое обеспечение.

3.2 Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ

Цели автоматизации ДОУ всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

.повышение качества и оперативности управления организациейпутем совершенствования делопроизводства;

.объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально отдаленные;

.обеспечение оперативного и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

.снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как следствие, получение экономического эффекта;

.заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

) Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2) Организация документооборота и исполнения документов. Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.

3) Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

) Организация хранения документов, поисковая система по документам. Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;

головной офис организации целиком;

ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);

структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)

Заключение

В данной курсовой работе мы рассмотрели широкий спектр функций автоматизированных информационных систем. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что автоматизация существенно изменяет технологии обработки информации. В условиях компьютеризации весь процесс движения информации состоит из множества взаимосвязанных ручных и автоматизируемых операций, каждая из которых производится на одном рабочем месте. Основные операции технологического процесса обработки информации: сбор и регистрация первичных данных, ввод их в систему, контроль достоверности данных, формирование и ведение базы данных, поиск и обработка по заданному алгоритму, формирование и вывод конечных результатов, передача результатов обработки конечному пользователю.

К сожалению, человеческих ресурсов недостаточно для того, чтобы выполнить все вышеизложенные операции точно, быстро, эффективно и своевременно, что может привести к застою в области делопроизводства как в рамках одной организации, так и в международном масштабе.

Более того, стало бы препятствием для мирового прогресса, крушение мировых рынков, международных организаций.

Автоматизированные системы выполняют работу человека, но, стоит сказать, что ни одна автоматизированная информационная система не будет работать без направляющей руки Человека.

Библиография

1.Теория систем и системный анализ - В.Н. Волкова, А.А. Денисов, Издательство «Юрайт», 2013.

2.ГОСТ 24.601-86

.SCRIBD (Электронный ресурс) - #"justify">.InfoManagement (Электронный ресурс) - #"justify">.Directum (Электронный ресурс) - #"justify">.Информационное обеспечение управления - Учебное пособие. Мазур Л.М.

.Lawmix (Электронный ресурс) - #"justify">.Lenservice (Электронный ресурс). - http //www.lenservice.ru/.

.Информатика. Базовый курс - Симонович С.В. и другие.-СПб: Петер, 2005

.«Автоматизация предприятия. С чего начать?», Илья Коломин, журнал «Фабрика мебели», №1-4", 2006.

.Гагарина Л.Г., Киселев Д.В., Федотова Е.Л. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем: учебное пособие.-М.: ИД «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

.Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: учеб. Пособие. - М.: «Форум»: ИНФРА-М, 2007.

Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы документационного обеспечения

Как было отмечено ранее сегодня выделяют два подхода использования современных информационных технологий:

o совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий и использованием приложений, реализующих фиксированную функциональность (кусочная автоматизация)

o Комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления Решение такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе к автоматизации решения различных делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также на едином техническом и программном комплексе, обеспечивающем функционироване вышеназванного комплекса технологий (специализированные комплексные информационные системы автоматизации ДОУ

Комплексные системы автоматизации ДОУ позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия и позволяют обеспечить управление документацией на всех стадиях жизненного цикла документов, в том числе и электронных

Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам . Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 "Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

Вести аудит работы сотрудников с информацией

Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

Автоматизировать процедуры провдения изменений

Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля . Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

Перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

Единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива .

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.

К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).

Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.

Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других.

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе управления документации

Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Управленческая документация является основой деятельности современной организации - в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.

За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.

В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем - для небольших и средних по масштабам организаций.

Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:

В организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;

Организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете - оптимизировать систему управления;

Организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».

Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации - служба делопроизводства - исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления - исполнитель (менеджер).

Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.

Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.

При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.

Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.

Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.

К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес- процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе - рабочей группе (5-100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.

Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:

Используемые технологии делопроизводства;

Соответствие основным задачам делопроизводства;

Функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);

Программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);

Стоимостные показатели.

Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:

Система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);

Система «Золушка-\\"1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.

Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.

При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.

К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:

Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»- АО «Ланит»; OPTIMA-WorkFlow- компания «Оптима»; «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» - компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;

Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» - компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» - ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:

Русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» - компания Documentum; «DOCSOpen»- компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»- корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.

Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем - «ДЕЛО» и «БОСС-Референт» , ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.

Внедрение комплексной системы автоматизации документо­оборота можно рассматривать как управленческое нововведение, что позволяет учесть закономерности инновационного процесса и эффективно его организовать.

В зависимости от инновационного потенциала выделяют два ос­новных типа нововведений:

o радикальные (базовые), открывающие принципиально новые воз­можности, вносящие качественные изменения в способы человече­ской деятельности;

o модифицирующие, обеспечивающие улучшение существующих способов и форм работы.

Радикальные и модифицирующие нововведения в процессе управления должны сочетаться. На практике приходится встре­чаться также с псевдонововведениями, которые касаются лишь внешних атрибутов и продиктованы соображениями престижа или рекламы .

В современных условиях внедрение КСД и использование элек­тронного документооборота может рассматриваться как радикаль­ное нововведение.

Нововведения модифицирующего типа появляются чаще ради­кальных и обеспечивают адаптацию к изменяющимся условиям и задачам. Например, частичные улучшения организации управленче­ского труда и документооборота сами до себе дают положительные результаты. Но возможности модифицирующих нововведений огра­ничены и на определенном этапе они уже не в состоянии компенси­ровать потребности организации. И тогда задержка с разработкой и внедрением более масштабных или радикальных нововведений (в нашем случае - комплексная система автоматизации ДОУ) может привести к застою, к снижению эффективности управления.

«Жизненный цикл» комплексной системы автоматизации ДОУ как управленческого нововведения включает в себя следующие стадии: осознание потребности в ново­введении и его разработка; принятие решения о переходе на новую технологию, ее освоение; стабильное функционирование и развитие. Нововведение не будет завершенным, если оно остановилось на какой-либо промежуточной стадии. В конце «жизненного цикла» любого нововведения вновь выявляется потребность в частичных или более масштабных усовершенствованиях.

Инновационный процесс - это прежде всего результат творческо­го решения возникающих проблем. Поэтому стадия осознания потреб­ности в нововведении и его разработки есть в то же время процесс подготовки и принятия управленческих решений, от обоснованности и своевременности которых во многом зависят результаты последую­щих стадий. Реализация предполагаемого нововведения зависит, в частности, и от того, какие методы применялись для сбора и обработ­ки информации, анализа проблемной ситуации, разработки вариантов и выбора решения. Более того, последствия нововведения и особенно­сти его реализации должны анализироваться в ходе разработки и выбора решения. При осуществлении конкретных мероприятий по внедрению управленческих нововведений в сфере автоматизации документооборота предполагается учет взаимосвязей между основ­ными компонентами информационного менеджмента.

Стадия освоения нововведения охватывает период времени, не­обходимый для устранения выявленных недостатков и внесения со­ответствующих изменений. Большое значение на этой стадии имеет контроль за деятельностью работников (например, по соблюдению требований к технологии работы в корпоративной системе докумен­тооборота). Важно, чтобы внедряемая технология документооборо­та применялась ежедневно и возможность возврата к прежней орга­низации работы исключалась (например, ведение рукописных реги­страционных журналов, многократная регистрация документов и т.п.). Здесь требуются инструктаж или обучение сотрудников, под­готовка методических материалов (технологических схем, руково­дства для пользователей и администраторов системы и др.).

Важно также уделить внимание поддержанию и совершенствова­нию нововведения. Иногда через некоторое время после внедрения нововведения наблюдаются попытки вернуться к прежним способам работы (причем вовсе не из-за неэффективности нового). Задача на данной стадии заключается в том, чтобы воспрепятствовать этому, стабилизировать и поддерживать нововведения, а также решить, не требуется ли дополнить или усилить одно нововведение другим

Таким образом, на стадиях внедрения и освоения комплексной системы автоматизации ДОУ может быть период одновременного сосуществования новой и старой технологий (в тех подразделениях организации, которые к системе еще не под­ключены). «Кто кого?» - результат этого этапа зависит от решения ряда организационных вопросов, в том числе формирования необхо­димой нормативно-методической базы. В этих условиях изменяется расстановка кадров, решаются вопросы организации службы сопровождения системы, ее администрирования. Определя­ются порядок подключения пользователей и предоставления им прав пользования системой, решаются вопросы защиты информации.

На каждой стадии инновационного процесса расширяется круг его участников. Так, например, в большой организации внедрение комплексной системы автоматизации ДОУ может носить характер поэтапного подключения к системе сна­чала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей. Понятно, что максимальный эффект от автоматизированной системы, охватываю­щей документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены.

При этом важно иметь в виду, что участники инновационного процесса могут как проявлять инициативу в поддержку управленче­ского нововведения (в нашем случае корпоративной системы авто­матизации документооборота), так и противодействовать его успе­ху. Внедрение корпоративной технологии документооборота, предъ­являющей новые требования к сотрудникам как пользователям сис­темы (в том числе к их квалификации) и позволяющей оценивать их работу с общих позиций, относится к числу таких крупных нововве­дений и трансформаций, которые могут вызывать различную реак­цию на нововведение.

Проблемы внедрения новых технологий не сводятся только к так называемому «психологическому барьеру» и охватывают сферу интересов работников организации (экономических, социальных). Если работник предполагает, что внедряемое новшество уменьшит или вообще сделает невозможным удовлетворение некоторых его потребностей, то он будет высказываться против нововведения. Иногда отдельные сотрудники могут преднамеренно высказываться против нововведения, чтобы повысить свое влияние на остальных.

Отсюда вытекает необходимость учитывать влияние и коллектив­ных, и индивидуальных интересов.

С этой точки зрения важно, чтобы работники осознали, что их выгоды от внедрения КСД и невыгоды от неприятия нововведения превышают выгоду от сохранения прежнего порядка работы.

При внедрении КСД проявляются также аспекты, связанные с корпоративной культурой. Например, если члены организации в течение длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведени­ям и стремление работников к повышению квалификации не явля­лись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в ме­неджменте, то при внедрении нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

Характеристика ряда возможных причин препятствий внедрения комплексной системы автоматизации ДОУ приводится в известной работе М. Саттона, к которым относятся различного рода несоответствия: несогласованность, нерешитель­ность, недоверие, неподготовленность, необъективность, неоргани­зованность, неуверенность, невыполнение функций и т.п.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ важно учитывать, что отношение к внедряе­мым нововведениям в значительной мере зависит от следующих их характеристик:

o относительной выгодности (насколько предлагаемое нововве­дение выгоднее в социально-экономическом плане, чем существую­щий порядок работы, насколько оно способствует выполнению целей организации);

o совместимости (насколько данное нововведение совместимо со взглядами и опытом работников - от этого зависит, труднее или легче оно будет воспринято);

o сложности (насколько трудно понять, использовать в работе и приспособиться к предлагаемому нововведению);

o этапности (нововведения, которые можно реализовать поэтапно или с экспериментальной проверкой, будут лучше восприняты) .

От организации информационного обеспечения, формальных и неформальных коммуникаций между работниками по вопросам внедрения нововведения во многом зависит его успех. При внедре­нии системы важно обеспечить работников информацией о преиму­ществах новой технологии (для организации, подразделения, от­дельного работника), продумать систему обучения и наметить этапы внедрения.

Сотрудникам может быть психологически сложно быстро адап­тироваться к новой технологии, особенно если одновременно проис­ходит большое число изменений в привычном порядке работы. По­этому чем большей новизной отличается внедряемая система, тем внимательнее надо относиться к вовлечению персонала в процесс ее внедрения, разъяснению новых возможностей системы и преодоле­нию психологического барьера у части сотрудников. Необходимо спланировать время, необходимое для ознакомления работников, а затем и продолжительность освоения новой технологии работы. Поспешность с внедрением порождает затруднения, связанные с тем, что работники организации не могут приспособиться сразу к большому числу изменений. Чрезмерное же затягиваете этого про­цесса может значительно снизить эффект от нововведения и даже вызвать разочарование в нем. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ разработать и утвердить у руководителя органи­зации план-график подключения подразделений.

Успешность внедрения системы автоматизации документооборота, призванной обеспечивать функционирование организации в целом, зависит от глубины проработки и своевременности решения органи­зационных вопросов на соответствующих уровнях управления. Основополагающую роль играет поддержка внедрения системы руководством организации («принцип первого лица»). При отсутст­вии такой поддержки система вряд ли будет внедрена во всех под­разделениях. Для оперативного регулирования процесса внедрения системы может потребоваться создание постоянно действующего органа (к примеру, комиссии или рабочей группы из представителей подразделений, отвечающих за различные аспекты внедрения - организационный, технологический, программно-технический, кадровый, а также за защиту информации). В задачи службы ДОУ вхо­дит решение кардинальных технологических вопросов, согласова­ние интересов подразделений как пользователей системы, подготов­ка необходимых нормативно-методических документов, разработка классификации документов и ведение справочников системы.

При внедрении комплексной системы автоматизации ДОУ и расширении числа пользователей системы, подключении новых подразделений могут быть полезны следующие подходы:

o начинать с наиболее психологически готовых и квалифициро­ванных сотрудников, используя их пример, опыт и навыки при ос­воении технологии другими сотрудниками;

o внедрять новую технологию в первую очередь в подразделе­ниях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект внедрения.

Важно отметить, что в современных условиях вряд ли возможно сразу внедрить многофункциональную автоматизированную систе­му для крупной организации. Более приемлемым представляется ва­риант ее поэтапного развития. В противном случае разработка и внедрение системы могут затянуться на длительный период, а пер­воначальные требования могут даже устареть.

На любом из названных этапов может вестись работа по совер­шенствованию технологии документооборота (как традиционной, так и автоматизированной), т.е. применяться модифицирующие но­вовведения.

Как традиционный (бумажный), так и автоматизированный доку­ментооборот требуют постоянного внимания к вопросам его опти­мизации с учетом:

o происходящих изменений в организационной структуре управления, необходимости сопряжения традиционной и автомати­зированной технологий;

o обеспечения организационно-методического руководства и контроля за соблюдением установленных процедур работы;

o развития системы и доработки отдельных ее функций с уче­том новых программно-технических возможностей.

Поэтому проблемы информационного менеджмента не исчерпы­ваются и после внедрения соответствующей компьютерной системы.