Внедрение комплексной системы автоматизации доу. Программные системы автоматизации ДОУ Цели, задачи и уровни автоматизации ДОУ
Уровень автоматизации технологических процессов работы с документами сегодня выступает как важный оценочный критерий, связанный с приоритетными направлениями совершенствования документационного обеспечения управления (ДОУ). Наличие или отсутствие в организации автоматизированной технологии, а в ближайшей перспективе - корпоративной системы автоматизации документооборота, может рассматриваться как формальный показатель, позволяющий судить о качестве и оперативности работы.
Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов. Сейчас на рынке представлены программные продукты, которые предусматривают возможность не только выполнять традиционные функции регистрации, контроля исполнения и поиска документов, но и обеспечивать различные функции управления документооборотом, и использовать элементы электронного документооборота. В отличие от систем, внедрявшихся в 80-е годы прошлого века, которые были нацелены на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле исполнения документов), современные средства позволяют создать автоматизированную систему работы с документами в рамках всего учреждения или предприятия.
В настоящее время фирмы-разработчики предлагают не только заказные разработки, но и «коробочные» варианты, т. е. тиражируемые разработки, учитывающие типовые потребности в автоматизации документооборота. Соответственно выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций различных отраслей деятельности.
Для автоматизации делопроизводственных процессов в УДОиВ необходимо сформировать основные требования, предъявляемые к системе, с учетом специфики учреждения, и выявить из существующих систем ту, которая будет удовлетворять следующим требованиям.
Прежде всего, автоматизированная система управления документооборотом (АСУД) должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
Итак, корпоративная система автоматизации документооборота для УДО и В должна удовлетворять следующим функциональным и системно-техническим требованиям.
А. Функциональные требования
Ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой.
1. Делопроизводство
· Создание документов (использование шаблонов)
· Регистрация документов
· Контроль исполнения документов
· Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки)
· Ведение номенклатуры дел
· Подготовка статистических данных о документообороте
· Автоматический ввод информации с бумажных носителей
2. Организация электронного архива
· Архивирование документов
· Полнофункциональный поиск
· Безопасность хранения документов
· Организация доступа к документам архива
3. Обеспечение задач электронного документооборота
· Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
· Работа с электронными файлами
· Средства криптозащиты
· Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи
4. Управление документооборотом
· Управление потоками документов внутри организации
· Передача документов на исполнение
· Контроль движения (передачи) документов
· Контроль действий пользователей
· Маршрутизация документов
· Согласование документов
· Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов
5. Управление деловыми процессами
· Совместная работа над документами в режиме реального времени
· Работа с удаленными офисами и подразделениями
· Построение отчетности по любым реквизитам и в любых разрезах
· Получение уведомлений от системы электронного документооборота
· Работа со справочниками
Б. Системно-технические требования
Системно-технические требования должны учитывать соответствие оцениваемых продуктов используемой системно-технической платформе.
1. Программная реализация
· Технология клиент-сервер
· Технология интернет
· Поддержка стандартов открытых систем
· Наличие средств разработки приложений
· Наличие средств сканирования документов
· Удобный интерфейс
2. Сетевая ОС для серверной части
· WindowsServer 2008
3. Сетевая ОС для клиентской части
4. Эксплуатационные требования
· Надежность автоматизированной системы
· Безопасность системы
· Администрирование системы
· Количество одновременно работающих пользователей - до 100
5. Адаптационные возможности
· Простота и удобство при внедрении системы
· Удобство настройки системы
· Возможность развития системы
Таким образом, выбор программного продукта можно считать первым шагом к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. Четко поставленные задачи и требования к системе позволяют сделать этот выбор более взвешенным и согласованным. Тем самым создаются важнейшие предпосылки для успешного внедрения системы и работы с ней пользователей.
Введение
Механизация
Под
Диалоговые;
Локальные;
Многоуровневые;
автоматизированные системы управления предприятием различаются своей направленностью. Например, для “Бэст” или “Парус-5” приоритетной является сфера торговли; “Инфософт” – один из лидеров в области автоматизации учета на производстве. Кроме того, существуют универсальные “системы управления предприятием”: “Парус-4”, “Инфин”, “Абакус”, БОСС”, “Галактика”, “Supermanager-6-7” и др.
Однако целью настоящей статьи является оценка возможностей систем по автоматизации кадрового документооборота, причем лишь наиболее перспективных, принадлежащих к системам четвертого поколения.
Интегрированная система М-2 основана на применении современных технологий. М-2 представляет собой единый программный комплекс на основе централизованной корпоративной базы данных. В то же время открытость системы М-2 позволяет использовать уже существующие базы данных предприятия с интеграцией в единый комплекс, а также современные программные пакеты (Microsoft Office 97).
Система М-2 разработана на основе сервера баз данных Oracle 7.3, что обеспечивает высокие скоростные характеристики и высокую степень надежности и защиты данных. Клиентские места разработаны на программной системе Delphi 3.0 и могут функционировать в операционных системах Windows NT или Windows’95.
Принципиальное отличие интегрированной системы от сколь угодно сложного комплекса АРМов состоит, прежде всего, в идеологии проектирования. АРМы проектируются как автоматизация существующих рабочих мест, и в дальнейшем осуществляется их увязка между собой. При этом, естественно, подобная информационная система может реализовать только те управленческие технологии, которые имелись на предприятии на момент ее создания, поскольку само проектирование модулей осуществлялось исходя из конкретных существующих рабочих мест.
Интегрированная система проектируется сразу как единый комплекс, ориентированный на современные управленческие технологии; рабочие места создаются на втором этапе в уже созданной интегрированной среде.
Кроме того, АРМы, созданные в рамках архитектуры файл-сервер, не отвечают современным требованиям ни по скоростным характеристикам, ни с точки зрения безопасности и надежности систем. При этом следует отметить, что работа, которая была проведена по созданию АРМов, не пропадет. Во-первых, многие элементы созданных рабочих мест могут быть использованы в качестве модулей для создания рабочих мест в рамках новой системы, особенно если учесть, что проектирование рабочих мест занимает, по крайней мере, 50 % времени их создания. Во-вторых, у пользователей появились навыки работы с компьютерами, без чего невозможно внедрить никакую систему. В-третьих, в рамках этой работы сформировались кадры программистов, знающих специфику предприятия, которые также понадобятся при написании рабочих мест в среде новой интегрированной системы. Поэтому вложения в прежние разработки, безусловно, окупятся. В отличие от комплекса АРМов, при внедрении интегрированной системы происходит не просто автоматизация имеющихся рабочих мест, а осуществляется реконструкция всей системы обработки информации с проектированием новых рабочих мест применительно к новым технологиям.
Одновременно с внедрением системы М-2 производится обучение специалистов с выдачей им соответствующих сертификатов. Подготовленные таким образом специалисты получают право на создание собственных модулей в системе М-2, а также изменение существующих модулей в рамках, оговоренных сертификатом. Таким образом, предприятие не попадает в зависимость от фирмы – разработчика системы и способно поддерживать функционирование системы самостоятельно.
Система корпоративного учета NS2000 отвечает требованиям функциональной полноты и является лауреатом шестого Международного конкурса программного обеспечения в области финансов и бизнеса. Система спроектирована и разработана с использованием средств BP-WIN, ER-WIN, PROGRESS 4GL.
Схема комплекса, таким образом, представляет собой набор модулей, все они могут быть сгруппированы по трем основным направлениям: управление, финансы, логистика.
В состав системы R/3 входит модуль “Управление персоналом Oracle Applications” (Oracle Human Resources), который позволяет добиться максимальной отдачи от сотрудников за счет эффективного набора персонала, управления кадрами, обучения, оплаты труда и планирования карьеры. На сегодняшний день в своем классе продуктов модуль “Управление персоналом Oracle Applications” является одной из наиболее функционально полных систем для организации работы отдела кадров современного предприятия.
Его использование позволяет решать следующие задачи:
· планирование организационных изменений, включая моделирование структурных и должностных иерархий организации;
· планирование структурных подразделений, описание разряда, должности, позиции, ведение справочников и т. д.;
· персональный учет сотрудников и кандидатов с полной записью их профессиональных качеств (для оптимального использования трудовых ресурсов), данных для начисления зарплаты, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников;
· анализ и ведение отчетности по типовым государственным формам, по нестандартной отчетности при помощи средств разработки Oracle, оперативный анализ данных и поддержку принятия решений.
Системе “Orakl-Кадры” присущи все достоинства предыдущих систем. Однако она имеет и ряд дополнительных преимуществ. В системе предусмотрена возможность работы с системой баз данных (штатные сотрудники, уволенные сотрудники, архив, кадровый резерв, временные сотрудники и т. д.), что значительно сокращает время обработки запросов. Вторым несомненным преимуществом является содержимое учетной карточки, включающей 102 темы (согласно постановлению Госкомстата карточка должна содержать не менее 55 тем).
Предусмотрена возможность произвольной модификации штатного расписания с автоматическим подсчетом вакансий, а также развитый модуль обработки нерегламентированных запросов. В системе предусмотрены процедуры ведения табеля (персонального и на подразделение) с автоматическим контролем отпусков, командировок, материальной помощи и т. п. Только в некоторых системах имеется наличие всех обязательных разделов кадрового учета, но только в системе “Orakle-Кадры” они имеются в полном объеме. Поэтому с учетом приемлемой ее стоимости (до 500 долл.) можно утверждать, что в настоящее время указанная система является лидером среди систем автоматизации деятельности предприятий, включая все функции автоматизации кадрового документооборота.
Система автоматизации деловых процессов (САДП) - это класс программных продуктов, автоматизирующих описание и выполнение произвольных бизнес-процессов (полностью или частично), при этом документы, информация, задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с заданными правилами. Основным понятием САДП является поток работ (workflow).
Workflow является системой обеспечения выполнения потоков работ, в рамках процессного управления. Автоматизация деловых процессов невозможна только с помощью внедрения учетной системы, поскольку в подобных системах не решается вопрос взаимодействия между участниками учетных процессов. Подобные проблемы также призваны решать системы класса BPMS. «ПитерСофт: Управление процессами» на платформе 1С - пример программного продукта класса BPMS, который реализован с целью решения вопросов взаимодействия между участниками бизнес-процессов.
Также САДП система является подмножеством систем электронного документооборота (СЭД).
Введение
Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации.
Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами.
Предлагаемое учебно-методическое пособие разработано в соответствии с рабочей программой дисциплины «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» направления подготовки «034700 Документоведение и архивоведение» (6 семестр, бакалавр). Целями освоения данной дисциплины являются: умение создавать локальную нормативную базу документационного обеспечения управления и архивного дела, а также умение документировать управленческую информацию, рационализировать документооборот, технологии обработки документов с целью их сохранности и передачи на хранение.
Тема 1. Основные термины и понятия
Основополагающие термины и понятия: механизация и автоматизация, информация, информационные технологии, компьютерные технологии, компьютеризация и информатизация, автоматизированные информационные системы
Управленческая деятельность любой организации основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способов их получения и видов носителей, а также производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего пользования в самой организации, так и для внешнего.
Поступающие документы с помощью специальных технологий преобразуются в информацию, необходимую для достижения определенного результата. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов изготовления продукции в производственном процессе. В сфере документационного обеспечения управления, учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, технология документационного обеспечения управления определяется как система методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.
Технологии документационного обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов подразделяются на:
· технологии обработки поступающих и отправляемых документов;
· технологии передачи (доведения) документной информации конечному пользователю;
· технологии введения документов в информационную базу данных организации, исходя из ее внутренней структуры;
· технологии обработки документной информации и накопления документов;
· технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.
Под информационными и коммуникационными технологиями предлагается понимать комплекс объектов, действий и правил, связанных с подготовкой, переработкой и доставкой информации при персональной, массовой и производственной коммуникации, а также все технологии и отрасли, интегрально обеспечивающие перечисленные процессы.
Информационные технологии стали активно использоваться благодаря компьютеризации предприятий. Под компьютеризацией понимается процесс внедрения компьютерной техники, обеспечивающей автоматизацию информационных процессов и технологий.
Компьютеризация позволяет говорить о двух комплексах мероприятий: механизации и автоматизации процессов, связанных с ДОУ.
Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами. Цель механизации делопроизводства заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций техническим средствам.
Под автоматизированной информационной технологией (АИТ) управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: электронная обработка данных; автоматизация функций управления; поддержка принятия решений; электронный офис; экспертная поддержка.
По классу реализуемых технологических операций АИТ можно разделить на: системы с текстовым редактором; системы с табличным процессором; системы управления базами данных; системы с графическими объектами; мультимедийные системы; гипертекстовые системы.
По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:
Пакетные (централизованная обработка);
Диалоговые;
Сетевые (многопользовательские).
По способу построения сети АИТ можно разделить на:
Локальные;
Многоуровневые;
Распределенные.
Тема 2 Основные этапы в истории автоматизации ДОУ и архивного дела
2.1. Автоматизация работы с документами как неотъемлемая часть автоматизации управленческих процессов.
2 .2. Первый этап (1960-е – 1970-е гг.) – концепция автоматизированных систем управления (АСУ). Создание и внедрение систем обработки документов в рамках АСУ. Вычислительные центры коллективного пользования. Первые информационно-поисковые системы (ИПС). Частичная автоматизация некоторых делопроизводственных и архивных функций.
2.3. Второй этап (1980-е – начало 1990-х гг.) – разработка технологических решений на базе ПЭВМ. Создание и развитие концепции автоматизированных рабочих мест (АРМ). Появление возможности комплексной автоматизации ДОУ и архивного дела. Разработка специализированного программного обеспечения.
2.4. Третий этап (1990-е гг. – настоящее время) – широкое внедрение и использование новых информационных технологий, в которых сочетаются средства вычислительной техники, связи и оргтехники. Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов.
Необходимость автоматизации делопроизводства обусловлена стремительным совершенствованием технологии производства компьютеров, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно понималось вытеснение рутинного механического труда, «высвобождение» работников. Однако снижение затрат является не главной задачей автоматизации. Основная цель автоматизации – приобретение новых качеств управления, получение эффективного управления. Такая концепция автоматизации предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.
Автоматизация ДОУ и архивного дела началась в 1960-е годы XX века. Автоматизации предшествовал этап механизации, который начался в конце XIX в.. В период с конца XIX в. до 1950-х гг. механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.
Первый этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
Автоматизированная система управления (АСУ ) - комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута.
Важнейшая задача АСУ - повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления.
Период второй половины 1980-х – 1990-х гг. – связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.
На современном этапе состояние информационных технологий в ДОУ можно охарактеризовать:
Наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;
Созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;
Расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;
Включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств.
Комплексная автоматизация всех этапов документооборота и архивного хранения документов включает в себя: автоматизацию работы с документами, автоматизированные рабочие места, электронные офисные системы.
В федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающие значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота». Актуальность совершенствования традиционного делопроизводства обуславливается необходимостью эффективности управленческой деятельности, ускорение движения документов в организации, уменьшение трудоемкости обработки документов. Созданная автоматизированная система (далее АС) делопроизводства должна повысить действенность управления за счет образования единого документированного информационного пространства, дающая пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время. Современные системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:
Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.
Отслеживание состояния каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.
Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.
Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за их выполнением. САДД охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, передачи и хранения документов, а так же автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход документа из одной стадии в другую.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)
Исторический факультет
УДК 005.92
ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ В ГАК
Зав. каф. истории и
Документоведения
Доктор ист. наук, проф.
Н.С.Ларьков
«____»___________2010 г.
ДИПЛОМНАЯ РАБОТА
АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
Татьяненко Екатерина Викторовна
Научный руководитель
Ст. преп., кандидат ист. наук
Е.В.Татьяненко
Томск 2010
Министерство образования и науки Российской Федерации
^ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)
Исторический факультет
Кафедра истории и документоведения
УТВЕРЖДАЮ
Зав. каф. истории и документоведения
Д.и.н., профессор
Н.С. Ларьков
«___» ___________ 2010 г.
ЗАДАНИЕ
По подготовке дипломной работы студенту Татьяненко Екатерины Викторовны
1. Тема дипломной работы : «Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района»
2. Срок сдачи студентом выполненной дипломной работы:
^ 3. Исходные данные к работе:
Цель исследования: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.
Задачи исследования: ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службы ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; последовательно изучить этапы автоматизации ДОУ и проблемы, возникающие при этом; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.
Предмет исследования: внедрение АС ДОУ, проблемы и перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, классификация, индукция, наблюдение, опрос, графический, статистический, описание, прогнозирование.
^ 4. Краткое содержание работы:
Руководитель дипломной работы
К.и.н., ст.преподаватель ________________В.В.Миркин
Задание принял к исполнению 26.02.2010 г. ________________Е.В.Татьяненко
АННОТАЦИЯ
В дипломной работе рассматриваются функции, этапы, проблемы при внедрении автоматизированных систем документационного обеспечения управления. Изучен теоретический и прикладной аспект автоматизации ДОУ на примере Администрации Томского района. Дана общая оценка результатам внедрения автоматизированной системы ДОУ, дан прогноз развития электронного документооборота.
Введение 6
Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ 15
обеспечения управления 15
1.2 Этапы автоматизации 21
1.3 Проблемы автоматизации ДОУ 28
2 Автоматизация ДОУ в Администрации Томского района 47
2.1 Этапы автоматизации ДОУ.
Изучение процесса внедрения АС ДОУ 59
2.2 Результат внедрения АС «Кодекс» и перспективы развития автоматизации ДОУ в Администрации Томского района 68
Заключение 73
Список использованных источников и литературы 77
ПРИЛОЖЕНИЕ А Перечень законодательной и нормативно-методической базы для ДОУ 86
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Количественный состав документов 92
ПРИЛОЖЕНИЕ В Служебная корреспонденция по
Вопросам переписки 96
ПРИЛОЖЕНИЕ Г Виды документов 97
ПРИЛОЖЕНИЕ Д График «Обращения граждан» 98
ПРИЛОЖЕНИЕ Е Соотношение документов
За период 2008 и 2009 гг. (с января по ноябрь) 99
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж Схема маршрутов движения
Документов 100
ПРИЛОЖЕНИЕ З Техническое задание на разработку программного обеспечения (ПО) системы электронного документооборота и делопроизводства 101
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время сложно представить свою деятельность, любое учреждение, организацию без информационных технологий (ИТ). Информационные технологии (information technology, IT) - широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации 1 . Благодаря компьютерным технологиям значительно снизилась нагрузка, связанная с обработкой информации. Документационное обеспечение управления – не исключение. Для улучшения работы в сфере делопроизводства разработано множество автоматизированных систем.
Согласно «Новому иллюстрированному словарю» автоматизация – это применение автоматов, автоматических и автоматизированных систем в производстве, научной, управленческой и других сферах деятельности человека. Основная цель автоматизации – повышение эффективности труда, оптимизация управления, улучшения качества, устранение человека от работы в условиях, опасных для здоровья 2 .
Сегодня рынок предлагает великое множество синонимов понятия «автоматизации ДОУ»: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства , система управления электронными документами и т.д. Научные сотрудники ВНИИДАД предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ). По их мнению, это определение наиболее полно отражает существующее положение вещей 1 .
Автоматизация делопроизводственных процессов - это рациональная организация операций с учетом новейших технологий с информацией и документами: составление и оформление, передача (доставка), учет, создание информационно-справочного аппарата на базе регистрации, организация контроля за выполнением принятых решений, текущее хранение, возможность уничтожения (экспертиза ценности), создание и ведение архива 2 .
Современная деятельность любой организации происходит с помощью автоматизации тех или иных процессов. Так, в свою очередь органам местного самоуправления необходим надежный фундамент для организации управленческих процессов, сотрудничества и выполнения поручений исполнительной власти. Деятельность Администраций осуществляется на базе ДОУ. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать данную сферу за счет автоматизированных систем. Внедрение АС сложная работа, требующая комплексного подхода.
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Данному обстоятельству способствовали принятие:
1. Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Данный закон существенно расширил сферу применения документов в электронной форме.
2. Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления» 1 .
В данной работе речь пойдет о внедрении современных технических средств в область управления документацией, как в Российской Федерации, так и непосредственно в Администрации Томского района.
Любая исследовательская работа подразумевает изучение теоретического материала по заданной теме. Основные этапы исследования включают в себя: изучение литературы и иных источников; изучение нормативно-методической документации в Администрации, других документов применяемых в работе; исследование делопроизводственных операций; изучение соответствия выполняемых работ правилам и стандартам; интервьюирование сотрудников Управления Делами; исследование этапов внедрения автоматизированной системы (АС); анализ результата внедрения АС; прогнозирование дальнейших работ по развитию электронного документооборота.
Однако стоит заметить, что, несмотря на высокий спрос на отечественную литературу по данному вопросу, все же существует дефицит источников, недостаток работ, направленных на исследование автоматизации делопроизводства. Это можно объяснить относительной новизной и чрезвычайно быстрым развитием компьютерных и информационных технологий. Следовательно, быстро теряют актуальность многие учебники, труды, статьи и т.п.
Сегодня большая часть источников предлагает информацию по практическому применению тех или иных программных продуктов. Проанализировать и ознакомиться с возможными проблемами и этапами по автоматизации документационного обеспечения управления помогают такие журналы как: «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», и другие.
Авторами статей и других работ являются специалисты в области документоведения и архивоведения, занимающиеся проблемами электронных документов, АС ДОУ, а также сотрудники различных организаций. Среди них можно выделить следующих специалистов: О.И. Рысков 1 - старший научный сотрудник ВНИИДАД, участник ежегодных научно-практических конференций; С.Л.Кузнецов 2 – к.и.н., руководитель Научно-информационного центра Горбачев-фонда; Т.В. Кузнецова 3 , зав. кафедрой документоведения ИАИ РГГУ, профессор; Г.А. Серова 4 - к.т.н.
Серова Г. А. раскрывает в своих статьях основные объекты и принципы автоматизации ДОУ. Значительный вклад по решению проблемы автоматизации внесла Т.В. Кузнецова. Помощь в знакомстве с этапами и функциями автоматизации оказали статьи С.Л.Кузнецова, а также Полины Кочетковой 5 (ведущий специалист ЗАО «Компания «ИнтерТраст»).
Марина Тарасова освещает практический подход во внедрении систем электронного документооборота (СЭД) 6 .
О. Подолина, сотрудник компании « I nter T rust » , консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений рассматривает жизненные циклы документов в рамках СЭД и разъясняет значимые от традиционного делопроизводства 1 .
Журавлева Н. в своих статьях акцентирует внимание на сканирование документов и на необходимость распознавания при помощи различных программных средств. Уделяет внимание обучению сотрудников при работе с СЭД и проблемам возникающих при выборе, внедрении и эксплуатации 2 .
Белая Т.Р., научный сотрудник отдела ДОУ ВНИИДАД подробно рассматривает процесс создания и организацию внедрения АС ДОУ 3 .
Предоставленные учеными, исследователями и специалистами в области делопроизводства и автоматизации процессов ДОУ данные можно условно разделить на два вида. Первый вид работ представляет собой нормативно-методическую базу, анализ законодательных инициатив. Работы второго вида предлагают примеры практического применения, анализ возможностей АС ДОУ.
Источниковую базу для исследования составили законодательные акты Российской Федерации, а также Государственные стандарты (ГОСТы), устав Администрации Томского района, Регламент, Положение о службе ДОУ , инструкции по ДОУ, должностные инструкции специалистов, а так же правила, прямо или косвенно регулирующие вопросы использования, создания АС ДОУ. Из учетно-справочной документации использовались: база данных (БД) автоматизированной системы «Кодекс», БД АС «КОРД», номенклатура дел за 2009 год. А так же бланки документов и сами документы, инструкции и руководства для пользователей и администраторов по работе с автоматизированной системой «Кодекс».
Среди значимых, основных источников следует отметить Федеральную целевую программу «Электронная Россия». Председатель Правительства России В.В.Путин подписал Постановление Правительства Российской Федерации № 721 от 10 сентября 2009 г., которым утвердил внесение изменений в Федеральную целевую программу "Электронная Россия (2002-2010)" 1 .
Основными целями программы являются создание условий для развития демократии, повышение эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления за счет внедрения и массового распространения ИКТ (информационно-коммуникационные технологии), обеспечения прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, расширения подготовки специалистов по ИКТ и квалифицированных пользователей.
В ходе работы программы подготовлено несколько важнейших Федеральных законов, непосредственно регулирующих сферу информационных технологий. 27 июля 2006 года был утвержден Федеральный закон №149 «Об информации, информационных технологиях и защите информации» фактически вводящий единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления 2 .
Федеральный закон «О персональных данных» зафиксировал требования к защите баз данных по личному составу. Закон накладывает ряд ограничений на системы автоматизации делопроизводства. Так, например, в соответствии со статьей 19 «оператор при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры, в том числе использовать шифровальные (криптографические) средства, для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий» 1 .
Документ неразрывно ассоциируется с подлинностью, а вследствие этого с юридической силой. В настоящее время документ представляет собой не только материальный носитель, содержащий информацию, но и электронные документы. Для того чтобы защитить электронный документ от исправлений, подделки и добавления информации был разработан закон «Об электронной цифровой подписи» 2 , где вводится понятие «электронной цифровой подписи», как реквизита электронного документа, для его защиты от подделки.
Вопросы создания, эксплуатации автоматизированных систем регулирует ГОСТ 34.601-90 3 . ГОСТ выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем, используемых в различных сферах деятельности. В управленческой сфере: формирование требований к автоматическим системам (АС), разработка концепций АС, техническое задание, эскизный проект, технический проект, рабочая документация, ввод в действие, сопровождение АС. ГОСТ 34.602-89 4 устанавливает состав, содержание, правила оформления документа «Техническое задание на создание (развитие или модернизацию) системы», а так же порядок его разработки, согласования и утверждения. В этом стандарте отмечено, что включаемые в техническое задание требования должны «не уступать аналогичным требованиям, предъявляемым к лучшим современным отечественным и зарубежным аналогам».
Исследованный материал демонстрирует несостоятельность законодательной базы в сфере регламентирования работы электронной документацией. При этом опыт законодательного регулирования не велик, а также проблема не раскрыта с точки зрения документоведения, именно поэтому есть основания считать тему предложенной работы актуальной.
Данный дипломный проект имеет так же и практическое значение. Проанализированная информация представлена в сжатом и удобном виде для использования в работе. Это своеобразное практическое пособие для любого желающего освоить основы автоматизации ДОУ. Теоретическая часть позволяет сформировать общее представление о процессах автоматизации, а практическая дает подтверждения или опровержения принятых концепций. В каждом конкретном случае, когда речь заходит об автоматизации, возникает дилемма – какую систему автоматизации документационного обеспечения управления выбрать, чем руководствоваться при выборе, как составить «план действий», ограничиться решением насущных проблем автоматизации или создавать систему «на вырост» 1 .
Объектом исследования представляет собой общероссийские принципы автоматизации ДОУ, автоматизация службы ДОУ Управления Делами в Администрации ТР и внедрение электронного документооборота в Администрации в целом.
Предметом данного исследования являются проблемы, которые могут возникнуть на всех стадиях работы с автоматизацией ДОУ, этапы процесса внедрения АС ДОУ, проблемы и возможные перспективы автоматизации ДОУ в Администрации Томского района.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение, обобщение, изучение документов, непосредственное наблюдение, опрос, графический, статистический, прогнозирование.
Целью исследования является: анализ процесса внедрения АС ДОУ в Администрации Томского района.
Задачи, реализующие цель дипломной работы: рассмотреть функции АС ДОУ; изучить этапы автоматизации и проблемы возникающие во время внедрения средств оптимизации ДОУ; ознакомиться с нормативно-методическим пакетом документов службе ДОУ Управления Делами Администрации Томского района; дать оценку состоянию текущего делопроизводства; исследовать проблемы, возникшие в процессе автоматизации; изучить возможности, приобретенные вследствие внедрения программы и дальнейшие перспективы развития АС ДОУ в Администрации ТР.
Дипломный проект состоит из введения, основной части, включающей в себя две главы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.
^ 1. Функции, этапы, проблемы внедрения АС ДОУ
1.1 Функции систем автоматизации документационного обеспечения управления
Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, следует выделить нужный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная АС ДОУ.
В первую очередь это возможность создания документа. Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
Программа обеспечивает автоматическую регистрацию документа. Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может регистрировать как созданные непосредственно в ней документы, так и импортированные извне.
АС позволяет работать с корреспонденцией. Эта функция, как правило, характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
Система поддерживает технологии регистрации, обработки и контроля распорядительных документов.
Документы, объединенные по определенным признакам, формируются в рабочие папки пользователя. Причем, зачастую в них хранится не сам документ, а ссылка на него.
Система позволяет реализовывать контроль исполнения документов. Осуществляется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов.
Обработка и хранение документов. К регистрационной карточке предлагается возможность присоединения файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ.
Работа с взаимосвязанными документами. Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
Движение документов, ввод резолюций и замечаний. Механизм движения документов обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. Основание для автоматической передачи документов может служить внесение резолюции. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется.
Поддержка вложенных подсистем. В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений со своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.)
Отслеживание версий одного документа. При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема «версий» и проблема «копий и оригиналов».
Учет номерных документов, формирование отчетности.
Распределенная обработка, отправка документов по почте. Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
Работа через сеть Интернет. В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet. Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
Поисковая система позволяет найти документ по нескольким критериям: наименование документа, адресат, отправитель, дата документа, слова содержащиеся в тексте документа и т.п.
Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
Списание документа в дело. При занесении в регистрационную карточку соответствующей записи в автоматизированной системе производится списание документа в дело.
Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости, возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству.
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности 1 .
Итак, подытожив сказанное выше, следует отметить следующее. Автоматизированные системы ДОУ служат следующим функциям: создание и регистрация документов, передача корреспонденции, постановка на контроль, внесение исполнителей и последующий контроль за исполнением документов, снятие с контроля, списание в дело, справочная работа и архивное хранение. А также защита информации от несанкционированного использования, копирования, изменения, передачи и предоставления права доступа.
Таким образом, можно выделить основные задачи АС ДОУ и автоматизируемые процессы.
Основными задачами автоматизации делопроизводства являются:
Организация порядка в работе с документами без увеличения штата сотрудников;
Сокращение штата сотрудников при необходимости;
Совершенствование обслуживания клиентов и руководства фирмы, предприятия, организации;
Уменьшение времени обработки, оформления и передачи документов;
Исключение потери документов;
Централизованное отслеживание хода делопроизводственных процессов;
Улучшение контроля за исполнением;
Повышение качества обработки документов;
Обеспечение хранения документов;
Сокращение времени на справочную работу.
Прием, регистрация, обработка и распределение входящей корреспонденции;
Подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
Подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов;
Создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;
Контроль исполнения документов и резолюций;
Сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.
Ведение деловой переписки между организациями, отдельными подразделениями и сотрудниками 1 .
Ограничение или расширение доступа к источникам информации.
Кроме того, необходимо учитывать, что автоматизация делопроизводства является лишь отражением действующей в организации (учреждении, предприятии, фирме, холдинге, корпорации) системы работы с документами. Поэтому любая автоматизация для достижения наилучших результатов должна начинаться с оптимизации существующих схем работы с документами в организации, и только на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на компьютеризированную основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы. Для удачной автоматизации ДОУ этот процесс следует разделить на несколько этапов.
^ 1.2 Этапы автоматизации
Первым этапом автоматизации ДОУ является создание пакета законодательных и нормативно-методических документов, описывающих и регламентирующих ведение делопроизводства в организации 1 .
Формирование нормативно-методического пакета документов следует начать с подборки ГОСТов, регулирующих отрасль делопроизводства. Также в этот пакет должны быть включены различные Федеральные законы, контролирующие процессы работы с документами в зависимости от вида, типа предприятия, организации учреждения, Нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов исполнительной власти. (ПРИЛОЖЕНИЕ А (справочное))
Считаю целесообразным выделить отдельный раздел внутри пакета нормативно-методических документов - пособия по делопроизводству и периодические издания, рассматривающие делопроизводственные процессы. Из прочих документов необходимым может являться Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления 2 .
По мнению Дубровина С., необходим профессиональный взгляд на осуществляемую деятельность, разработка методов и средств для достижения цели, разработка требований к программному обеспечению.
Первый шаг на этом пути – это номенклатура дел. Хорошо, если она есть, если ее нет, надо сделать. Существующие рекомендации по работе с номенклатурой дел общие, но и они не учитывают всех видов документов, с которыми приходиться работать современному секретарю или канцелярии. В их числе кино, фотодокументы, звуковые записи, растровые и векторные изображения. Особый раздел занимают документы, полученные в виде отчета из баз данных. Все это разнообразие необходимо рассмотреть с точки зрения документооборота. Самый простой способ организовать свое рабочее место – это создать в компьютере перечень папок, соответствующий номенклатуре дел, с соответствующей нумерацией в названии. В этом случае порядок папок не будет меняться при добавлении новых, и операционная система всегда даст возможность сортировать их по возрастанию номеров. Но при этом нужно создать возможность для учета иного вида документов, которые традиционно не включаются в номенклатуру дел 1 .
^ Второй этап – подготовка технического задания, содержащего детальное описание, что и как организация планирует автоматизировать, что должно измениться после внедрения автоматизированной системы, как эта система должна работать.
Приступая к автоматизации, необходимо сформулировать детальные требования к системе или, другими словами, техническое задание на автоматизацию. С учетом этого технического задания (ТЗ) во взаимодействии с I Т-службой организации будет выбираться и настраиваться программа для использования в делопроизводстве. Во многом от того, насколько детально будет сформулирован такой список требований, зависит успешность внедрения современных технологий и удобство работы сотрудников с установленным программным комплексом компьютерного делопроизводства 2 .
Для подготовки технического задания, могут быть полезны такие ГОСТы, как: ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению , ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы 1 . На сегодняшний день Европейская спецификация MoReq-2 может использоваться и в России. Документ представляет детальные рекомендации по формированию технических требований для построения полноценных систем автоматизации ДОУ. 2
Таким образом, можно сказать о достаточно полном составе пакета нормативно-методической документации для эффективной работы сотрудников службы ДОУ.
^ Вторым этапом является исследование текущего делопроизводства. Для того чтобы дать объективную оценку состояния делопроизводства, требуется его изучение. Исследование системы ДОУ включает две основных части:
Исследование состава и движения документации. В данном разделе даётся характеристика количественного и качественного состава документов, маршрутов их движения.
Исследование основных делопроизводственных процессов.
Для изучения характеристик количественного состава документов был взят период с 01.01.2009 по 31.11.2009. Общее число всех групп документов зарегистрированных в Управлении Делами (УД) составило – 11795.
Вся совокупность документов в Администрации Томского района представляет собой 3 группы.
Входящие (поступающие) – всего 4897 1 ;
Исходящие (отправляемые) – всего 2596 2 ;
Внутренние документы – 4302 3 .
Анализируя график (ПРИЛОЖЕНИЕ Б (справочное)) , можем сказать следующее: сравнительно малое количество документов в начале года связано с большим количеством выходных и праздничных дней. Увеличение массы внутренних документов в весенний период, видимо, связан с большим количеством утверждений постановлений по земельным вопросам. Можно предположить, что именно погодные условия устанавливают такую тенденцию, так как все строительные и земельные работы проходят в этот период. Общее снижение в летние месяцы связано с периодом отпусков, в том числе отпуском Главы ТР. Снижение входящей документации в конце года связано с изменениями правил регистрации дублирующихся документов. До сентября регистрировались все входящие дублирующееся документы как повторные и программа присваивала им дополнительный сквозной номер. Например, при уже имеющемся 01-01-2365 дополнительно 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 и т.д. Далее регистрировался только первый пришедший документ, в случае прихода оригинала документа (с синей печатью по почте, привозе собственноручно), его прикладывают без регистрации к документу с резолюцией Главы.
Следует отметить, что письма, отправляемые факсом и по электронной почте, повторно не регистрируются, но сохраняются отчеты о доставке.
Для наиболее полной характеристики следует представить таблицу и график по вопросам переписки (ПРИЛОЖЕНИЕ В (справочное)).
В диаграмме отражены суммы входящей и исходящей служебной корреспонденции по вопросам деятельности. Цифры в легенде соответствуют данным в таблице (№ п/п).
На круговой диаграмме показано, какие вопросы чаще всего встречаются в переписке. Самый большой сегмент занимает корреспонденция по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция). Это связано с частыми запросами из прокуратуры, участием в судебных процессах и т.д. Переписка по вопросам земельных ресурсов и землеустройству – сегмент 11% от общего числа входящих и исходящих документов. Третье по значимости место занимает доля, отведенная документам органов государственной власти, присланным для сведения (законы, указы, постановления, решения, протоколы). Работа Администрации также основывается на финансовой деятельности, что подтверждает раздел в 7%.
Диаграмма по видам документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Г (справочное)) демонстрирует все наименования документов зарегистрированные в Управлении Делами в системе «Кодекс» (исходящие, входящие, внутренние). Из общей массы особо выделяются такие виды документов, как письма, постановления и распоряжения. Эти группы обусловлены деятельностью организации.
В отдельном модуле автоматизированной системы «Кодекс» регистрируются обращения граждан (только входящие письма). Исходящая корреспонденция по обращениям граждан регистрируется традиционным способом в журнале исходящих писем. Для построения таблицы и графика были использованы два источника (ПРИЛОЖЕНИЕ Д (справочное))
Число обращений граждан не велико, но им уделяется особое внимание. Все они стоят на контроле у Главы Администрации. Большое количество обращений, как устных, так и письменных пересылается из Администрации Томской области.
При сравнительном анализе объемов документов за 2008 и 2009 гг по графику и таблице (ПРИЛОЖЕНИЕ Е (справочное)), можем видеть увеличение входящей, внутренней и небольшой прирост обращений граждан в 2009 по сравнению с предыдущим годом. Количество исходящей документации незначительно сократилось. Благодаря гистограмме можно предположить, что объем документов увеличивается каждый год в Администрации ТР.
^ Маршруты движения документов.
Схема маршрута групп документов (ПРИЛОЖЕНИЕ Ж (справочное)) позволяет определить и устранить повторные прохождения документации. Благодаря этому экономятся время и трудовые ресурсы.
Абсолютно вся входящая документация (служебная корреспонденция, обращения граждан, электронные письма, факсограммы и т.п.) проходит через службу ДОУ Управления Делами. Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Так же сохраняются конверты по вопросам правоохранительной деятельности с организациями (УВД, прокуратура, суды, юстиция).
Сортировка производится на нерегистрируемые документы - рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие, обращения граждан – они регистрируются другим сотрудником (старшим специалистом) Управления делами в отдельном модуле системы «Кодекс», следовательно, на отдельном автоматизированном рабочем месте (АРМ). Нерегистрируемые письма тоже в свою очередь сортируются по исполнителям для последующей передачи (вкладываются в ячейки или папки).
Регистрируются письма только на имя Главы и его заместителей.
Письма, подлежащие регистрации вскрываются. Сотрудник ответственный за регистрацию ознакамливается с содержанием и сортирует на срочные (срок ответа до 3 дней). Далее, в первую очередь регистрируются срочные документы и им задается маршрут, а затем прочие. Маршрут задается по нескольким направлениям: письма без регистрации передаются напрямую исполнителям (например, начальникам Управлений, если письмо на их имя), зарегистрированные передаются начальнику Управления делами для ознакомления и проверки. Это позволяет облегчить работу Главы Администрации. Если вопрос в компетенции начальника УД – документ возвращается уже с резолюцией для постановки на контроль. Прочие передаются Главе на рассмотрение. Возвращаются документы от главы с резолюцией для постановки на контроль с указанием исполнителей. Далее документ передается пользователю для ознакомления и/или исполнения поручения впоследствии. Здесь запускается механизм исходящих документов. По окончании исполнения документ проверяется, при необходимости отдается Главе для ознакомления и собственноручного снятия с контроля. Если ответ подготовлен на бланке какого-либо Управления, а не на бланке Администрации - достаточно подписи начальника соответствующего управления (исключения составляют документы, поставленные лично Главой на контроль – требуют обязательного подписания Главой, и должны быть подготовлены на бланке Администрации). Готовые подписанные документы возвращаются в УД для регистрации и отправления. Последний шаг документов в цепи событий – списание их в дело и размещение по местам хранения. Далее документ может быть впоследствии использован, затем передан в архив или уничтожен.
Прохождение внутренних документов имеет следующий маршрут. После подготовки документ переходит на согласование, затем с ним знакомится руководитель, подписывает и передает на регистрацию. Далее документ направляется исполнителям и ставится на контроль. По исполнению списывается в дело, используется в дальнейшем, передается в архив или уничтожается.
Документы, адресованные Главе района (Главе Администрации), а также без указания конкретного лица или органа Администрации предварительно рассматриваются заместителем Главы Администрации – Управляющим Делами. Можно говорить о том, дополнительные прохождения документов через начальника УД оправданы. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Главой района (Главой Администрации) и не требующие и направляемые заместителям Главы Администрации, а также на непосредственно отправляемые в органы Администрации.
^ Исследование основных делопроизводственных операций
Специалисты службы ДОУ регламентируется инструкцией по делопроизводству, регламентом, Федеральным Законом об обращении граждан, а так же должностными инструкциями.
Основными делопроизводственными этапами являются:
Регистрация;
Организация контроля исполнения;
Оперативное и архивное хранение;
Постановка справочной работы.
Все поступившие документы в УД обрабатываются специалистом первой категории. Согласно перечню в инструкции по делопроизводству в документации выделяются нерегистрируемые документы:
Не подлежат регистрации следующие документы:
А) поздравительные письма, приглашения, извещения;
В) сводки;
Г) прейскуранты цен, их копии;
Д) нормы расхода материалов;
Е) бухгалтерские документы;
Ж) анонимные обращения;
З) статистические отчеты, бюллетени, сборники, присланные для сведения.
Документы, перечисленные в пунктах: в, г, д, е, з, подлежат специальному учету в соответствующих органах Администрации.
Важной особенностью является, что служебная корреспонденции должна быть зарегистрирована в день получения, а обращения граждан в течении 3 дней со дня получения согласно Федеральному Закону от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращении граждан РФ» 1
Вся регистрация производится в системе «Кодекс». Данная система делится на несколько модулей. В модуле «Служебная корреспонденция» регистрируются: входящие, исходящие инициативные, ответы на входящие документы. Регистрацию осуществляет специалист первой категории.
Модуль «Обращения граждан» используется для регистрации только входящих обращений, жалоб от граждан. В подсистеме не установлен раздел для регистрации исходящих документов.
^ Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Контроль осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
Отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих, зафиксированные указания руководства;
Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
Выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины
Постановку документов на контроль;
Проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
Снятие документов с контроля;
Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов
Управленческая документация является основой деятельности современной организации - в документах сосредоточивается до 85% информационных ресурсов практически любой структуры управления. В связи с этим процессы документирования и документооборота приобрели самодовлеющий характер и требуют собственных автоматизированных систем управления.
За последние 10-15 лет офисная автоматизация пережила революцию в области работы с документами. Если раньше система автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации деятельности преимущественно технического персонала канцелярий, секретариатов, архивов, связанной с подготовкой, регистрацией, перемещением, контролем исполнения и поиском документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПК, объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов. Они теперь являются непосредственными участниками технологий документационного обеспечения - с момента создания документов до контроля исполнения и работы с документным архивом. Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
В настоящее время организация, которая хочет получить современные решения по созданию автоматизированной технологии ДОУ, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения индивидуально разработанных информационных систем в случае крупных организаций до готовых комплексных систем - для небольших и средних по масштабам организаций.
Организациям, поставившим перед собой цель автоматизировать делопроизводство, приходится решать ряд проблем. Приведем некоторые из них:
В организациях нередко нет четкого понимания того, что собственно следует автоматизировать в технологии делопроизводственных процессов. Сказывается отсутствие специалистов, одновременно разбирающихся в делопроизводстве и хорошо знающих рынок и возможности программных систем в области автоматизации документационного обеспечения управления. Рекламная информация бедна по содержанию и далеко не всегда соответствует истине, отсутствие единой терминологии мешает взаимопониманию заказчика системы и ее производителя и т. д.;
Организации предстоит выработать и осуществить серьезным комплекс мероприятий по упорядочению управленческих процессов и отражающих их процедур делопроизводства. Требуется упорядочить распределение обязанностей, делегирование полномочий, установить четко, кто какие задачи решает и на каком уровне, определить порядок согласования документов, их утверждение и подписание и т. д., т. е. в конечном счете - оптимизировать систему управления;
Организациям при внедрении автоматизации ДОУ необходимо определиться в выборе одного из двух подходов, которые условно документоведы называют «российским» и «западным».
Традиционно российская технология работы с документами пред-полагает три уровня иерархии: руководитель организации - служба делопроизводства - исполнитель. Западные традиции связаны с персональной ответственностью исполнителя за документ и со-ответствующие решения по нему, поэтому содержат два уровня иерархии: руководитель высшего звена управления - исполнитель (менеджер).
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также детально регламентированной и централизованно контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во многом закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях. Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках.
Традиции западного делопроизводства связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово «документооборот»). Регистрация документов производится непосредственно исполнителем, отсутствует централизованный контроль исполнения. Предметом регламентации в традиционных западных системах управления документами является систематизированное хранение уже исполненных документов (подобно отечественному архивному хранению). Именно исходя из такой традиции и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами. Отсюда сложность использования технологий электронного документооборота в российском делопроизводстве на базе западных программных систем. Требуется соответствующая адаптация западных продуктов к российским условиям, сложившимся в течение столетий.
При выборе варианта автоматизации ДОУ организация-заказчик должна сделать выбор между двумя классами систем управления документами - Workflowи Groupware.
Оба класса систем ориентированы на автоматизацию коллективной работы в офисе. Вместе с тем при выборе методологии построения автоматизированной системы в конкретной организации следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.
Дело в том, что к системам типа Workflow относятся системы, ориентированные на автоматизацию работы целой корпорации (т. е. на совместную работу нескольких рабочих групп), поддерживающие четкое разделение по бизнес-процессам и маршрутизации работ в сети исполнителей. Применительно к документообороту это означает, что соответствующая документация жестко привязана к управленческим процедурам на основе распределения функций между сотрудниками управленческого аппарата. Документооборот в данном случае как бы накладывается на технологические процедуры управления. Системы типа Workflow более приемлемы дня крупных организаций и государственных структур.
К типу Groupware относятся системы, в которых отсутствует жестко заданная схемабизнес- процессов и которые предназначены для функционирования в небольшом коллективе - рабочей группе (5-100 чел.). Элементами Groupware являются электронная почта, база документов, коллективный органайзер.
Выбор организацией автоматизированной системы управления документами в конечном счете должен исходить из состава необходимых требований к предлагаемым на рынке программным продуктам, которые можно свести к следующим характеристикам:
Используемые технологии делопроизводства;
Соответствие основным задачам делопроизводства;
Функциональные характеристики систем (функциональная полнота, открытость и др.);
Программная реализация (поддержка распределенного режима и др.);
Стоимостные показатели.
Выше были кратко охарактеризованы технологии делопроизводства, базирующиеся на российской и западной традициях. Коснемся далее кратко характеристик программных систем соответствующего направления.
Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы на использование в государственных учреждениях и организациях, они сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижению трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными мостиками для постепенного перехода от бумажных к безбумажным технологиям. К системам автоматизации ДОУ по данной технологии относятся:
Система ДЕЛО (продукт компании «Электронные офисные системы»);
Система «Золушка-\\"1!\и. Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).
В подпункте 7.8.4 будут подробнее представлены функциональные возможности систем ДЕЛО.
Программные системы западного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение.
При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры сотрудников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач, в соответствии с ролью каждого работника в той или иной процедуре документооборота организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по структуре организации, т. е. по ее подразделениям и отдельным работникам.
К системам данного направления в Российской Федерации широко представлены следующие три класса автоматизированных информационных систем:
Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД: «Lan- Docs»- АО «Ланит»; OPTIMA-WorkFlow- компания «Оптима»; «Кодекс» - ГП «Центр компьютерных разработок»; «AquaDoc» - компания «Аквариус Консалтинг» и т. д.;
Системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологии LotusNotes: «СompanyMedia» - компания «Интер Траст»; «БОСС-Референт» - компания Ай Ти; «Эскадо» - ЗАО Интерпроком ЛАН и др.:
Русифицированные версии популярных западных систем: «Documentum 4i» - компания Documentum; «DOCSOpen»- компанияHummingbird»; «LotusDomino\ Notes»- корпорация IBN; «DocuLive»- концерн Siemens; «WorkEхpeditor»- корпорация Compaq и т.д.
Для сравнения далее в п. 7.8.4 и п. 7.8.5 приводятся характеристики двух программных систем - «ДЕЛО» и «БОСС-Референт» , ориентированных соответственно на российские и западные технологии документирования и документооборота.
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ.
В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.
Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно участвуют в конференциях DOCFLOW и предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических решений. Известно также, что многие АСУД разрабатываются индивидуально для внутреннего использования и на рынок не выставляются.
К сожалению, в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующей системы их лицензирования и сертификации. Редкими являются обзоры специалистов по системам данного типа в ведущих компьютерных и информационных изданиях, не говоря уже об изданиях для делопроизводства и архивов. Последние опубликованные обзоры заслуживают одобрения, хотя и критериальный ряд, и оценочные показатели, и применяемая терминология с точки зрения теории и практики документоведения не оптимальны. Ни одна из участвующих в сравнительном анализе систем не тестируется на соответствие действующим стандартам и правилам работы с документами, не сопоставляются затраты на внедрение той или иной системы с получаемыми прямыми и косвенными выгодами (не говоря уже об экономическом эффекте).
Очевидно, что этой работой следует заниматься независимым экспертам, например ВНИИДАД, для более квалифицированной оценки достоинств или недостатков той или иной АСУД.
Принципы разработки и критерии выбора АСУД
Попытаемся рассмотреть основные тенденции в разработках АСУД.
Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.
Вторая характеристика системы - специализированная это система или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими назначениями она может быть приспособлена для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?
В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.
При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:
1) сложные иерархические структуры (министерство, ведомство, корпорация, банк и т.п.);
2) территориальные органы управления (администрации городов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);
3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.
Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.
Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других.
Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и ее последующие модификации, разработанные компанией "Электронные офисные системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.
Несколько другой подход к проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих разработках технологии Lotus. В широкой гамме разработок фирмы достойное место занимают системы документационного обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".
Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие подразделения государственных и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции и другие.
Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная так называемая "корпоративная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".
Еще одним примером АСУД можно назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.
Назначением системы является автоматизация основных процессов обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации до списания в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение справочной информации о документах, анализ документооборота организации.
Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.
Требования к системе управления документации
Можно сформулировать определенные требования к современной системе управления документации в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.
Поиск
Мы можем оповещать вас о новых статьях,